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Aufenthalte verwalten

Die Code-Listen Funktion

Sie können eine Liste mit Codes generieren/downloaden und einen dieser Codes Ihrem Kunden übergeben. Wenn ein Gast einen Code von der Liste verwendet muss er den Zeitraum seines Aufenthaltes selber festlegen. Dies hat das Potential viel Zeit bei der Einrichtung von Aufenhalten einzusparen.

Erstellen und Bearbeiten von Aufenthalten

Wenn Sie zu “Aufenthalte” navigieren, können dort alle kommenden Aufenthalte verwaltet werden. Dort können unter Anderem Daten wie Zeitraum und Boote angepasst werden.

Es ist nur möglich Aufenthalte zu bearbeiten, die derzeit im Gange sind oder die in der Zukunft liegen. Vergangene Aufenthalte finden sie im Aufenhaltsarchiv.

Das “Kunde” Feld des “Neuer Aufenthalt” und “Aufenthalt bearbeiten” Formulars ist eine Referenz für Sie selber. Es soll eine bessere Identifizierung einzelner Aufenthalte ermöglichen.

Folgende Werte wären eine gute Wahl für das “Kunde” Feld:

  • Vor- und Nachname des Kunden
  • Kundennummer
  • Buchungs- oder Rechnungsnummer
  • Wohnung- oder Hausnummer

Sie können das Feld auch leer lassen, so denn sie nur das FishReg Web UI für das Anlegen und Bearbeiten von Aufenthalten verwenden. Bei einer Verwaltung durch Import Dateien ist eine Einzigartigkeit des “Kunde” Feldes notwendig um die Aufenthalte zu identifizieren.

Wenn sie FishReg Terminal einsetzen wollen oder mehrere Boote einem Aufenthalt zuweisen möchten, dann müssen für jeden Aufenthalt mindestens ein Boot angegeben werden.

Boote können im “Setup” hinzugefügt werden.

Das System erlaubt keine konfliktierende Buchung eines Bootes in der Zeitspanne eines Aufenthaltes. Wenn sie versuchen ein Boot in der gleichen Zeitspanne mehreren Aufenthalten zuzuordnen, dann wird ein Fehler angezeigt, der sie darauf hinweist, dass das Boot nicht verfügbar ist.

Aufenthaltsarchiv

Aufenthalte die in der Vergangenheit liegen können angezeigt geben in dem sie zu “Aufenthalte / Archiv” navigieren.

Derzeit ist der Sinn des Archivs eine Bestätigung für angelegte Aufenthalte für diejenigen, die auf Papier verfasste Fangberichte eingeben möchten und daher Aufenthalte anlegen die vorm Zeitpunkt des Anlegens enden

Bei Bedarf kann eine Funktion entwickelt werden um alle vergangenen Aufenthalte herunterzuladen.

Aufenthalte exportieren

Wenn sie zu “Aufenthalte / Im- und Export” navigieren, dann haben Sie unter an dem die Möglichkeit kommende Aufenthalte zu exportieren. Dafür betätigen sie lediglich den “export” Knopf und eine Excel Datei wird zum Download angeboten.

Aufenthalte importieren

Wenn sie zu “Aufenthalte / Im- und Export” navigieren, dann haben Sie die Möglichkeit Aufenthalte aus einer Excel Importdatei (XLSX Format) zu importieren.

Format der Importdatei

Die Auswahl einer Datei löst noch keinen Import aus, stattdessen wird der Inhalt der Datei ausgewertet und dargestellt. Aufenthalte werden erst importiert, bearbeitet oder gelöscht, wenn der Knopf “Import” gedrückt wird.

Die Excel Datei muss wie folgt formatiert sein:

  • Sie muss mindestens 3 Spalten mit Überschriften enthalten
  • Jede Zeile muss ein Aufenthalt sein

Folgende Spalten müssen angegeben werden (Reihenfolge veränderbar):

  • Kunden Referenz (Vorname und Nachname, Kundennummer, Buchungsnummer, Pseudonym, Wohnungs- oder Hausnummer)
  • Ankunftsdatum
  • Abreisedatum

Folgene Spalten können wahlweise angegeben werden:

  • Liste der gebuchten Bootsnamen, durch Kommata getrennt

Akzeptierte Namen für Spaltenüberschriften:

Kunde:

  • customer
  • guest
  • Kunde
  • Gast
  • Name
  • gjest
  • navn

Ankunftsdatum:

  • arrival
  • arrival date
  • from
  • from date
  • start
  • start date
  • ankomst
  • ankomst dato
  • Ankunft
  • Ankunftsdatum
  • von

Abreisedatum:

  • departure
  • departure date
  • until
  • until date
  • end
  • end date
  • avgang
  • avgang dato
  • Abreise
  • Abreisedatum
  • Abfahrt
  • Abfahrtsdatum
  • bis

Boote:

  • boat
  • boats
  • Boot
  • Boote
  • båt
  • båter

Auf Groß- und Kleinschreibung der Namen wird nicht geachtet.

Weitere Informationen

Aufenthalte die in der Vergangenheit liegen werden ignoriert.

Es ist akzeptabel kein Boot anzugeben, wenn für den Aufenthalt nur ein Boot gebucht wurde. Wenn mehrere Boote gebucht wurden, geben Sie entweder eine durch Kommata getrennte Liste der Namen an oder bearbeiten sie die Boote später manuell.

Wenn sie FishReg Terminal verwenden möchten, ist die Verwendung von Bootsnamen nötig.

Duplikate in der Importdatei werden separat angezeigt und anderweitig ignoriert. Wenn ein Kunde mehrere Wohnungen oder Häuser gebucht hat und daher mehrfach für den gleichen Zeitraum in der Liste aufgeführt wird, wird der erste Eintrag importiert, der Rest wird ignoriert.

Duplikate bereits im System bestehender Aufenthalte werden still ignoriert.

Änderungen durch die Importdatei

Bestehende Aufenthalte werden als bearbeitet erkannt, wenn der Name des Kunden übereinstimmt und das An- sowie das Abreisedatum nicht um mehr als 7 Tage von den im System gespeicherten werten abweichen.

Löschungen durch die Importdatei

Wenn sie ausschließlich über die Importfunktion Aufenthalte verwalten wollen, dann möchten sie vielleicht Aufenthalte löschen, indem sie eine Datei importieren die alle zukünftigen Aufenthalte enthält, bis auf diejenigen, welche gelöscht werden sollen.

In diesem Fall setzen sie einen Haken bei “Löschungen durchführen”.

Wie können sich eine Beispieldatei hier herunterladen companystay_import_template.xlsx

Gerne können sie diese Datei als Vorlage verwenden.

de/en/stays.txt · Last modified: 2019/03/25 19:42 by root